Termini e Condizioni di utilizzo del servizio Eventhea

1. Titolare del servizio e definizioni

1.1. Il servizio software-as-a-service denominato "Eventhea" (di seguito, anche il "Servizio" o la "Piattaforma") è fornito da:

1.2. Ai fini dei presenti Termini e Condizioni Business (di seguito, " T&C Business"), si intende per:

1.3. I presenti T&C Business si applicano esclusivamente ai Clienti Business / Organizzatori. Per gli Utenti finali (Customer) si applicano separati termini e condizioni.

2. Oggetto del Contratto e descrizione del Servizio

2.1. Il presente Contratto disciplina le condizioni di utilizzo della Piattaforma Eventhea da parte del Cliente Business, in modalità SaaS (software as a service), in ambito UE.

2.2. Mediante Eventhea, il Cliente Business può, a titolo esemplificativo e non esaustivo:

• creare e gestire una o più Organizzazioni;
• pubblicare e promuovere eventi (gratuiti o a pagamento) verso gli Utenti finali;
• consentire ai Customer di registrarsi agli eventi e gestire le relative iscrizioni;
• gestire i check-in e check-out degli iscritti tramite sistema di QR code;
• utilizzare funzionalità di geolocalizzazione Smart Exit, ove attivate e previo consenso degli Utenti finali;
• gestire il proprio team di collaboratori tramite inviti e permessi granulari (Team Member);
• utilizzare un CRM interno per l'archiviazione di contatti di clienti/fornitori;
• interagire con gli Utenti tramite notifiche push e email, nel rispetto dei consensi espressi;
• utilizzare, se abilitato, un assistente virtuale AI per i propri eventi, acquistando appositi crediti AI;
• consultare statistiche di base e log relativi alla partecipazione agli eventi.

3. Ambito territoriale, lingue e destinatari

3.1. Il Servizio è rivolto a Clienti Business aventi sede o operatività principale all'interno dell'Unione Europea.

3.2. Le lingue contrattuali dei presenti T&C Business sono l'italiano e l'inglese. In caso di discrepanza tra le versioni, prevale la versione in lingua italiana.

3.3. L'utilizzo della Piattaforma da parte degli Utenti finali (Customer) è consentito solo a persone fisiche maggiorenni.

4. Registrazione del Cliente Business e perfezionamento del Contratto

4.1. Per utilizzare Eventhea come Cliente Business è necessario:

• effettuare la procedura di registrazione online sul sito/app Eventhea, indicando i dati richiesti;
• creare un account di tipo Business e configurare almeno una Organizzazione;
• selezionare il Piano a canone desiderato (Starter/Full) oppure optare per l'utilizzo tramite Event Pass per singolo evento;
• accettare espressamente, mediante checkbox dedicata, i presenti T&C Business;
• accettare, mediante ulteriori checkbox, la Privacy Policy Business e, ove applicabile, il DPA.

4.2. Il Contratto si intende perfezionato nel momento in cui il Cliente Business conferma la registrazione e presta il consenso ai T&C Business tramite sistema clickwrap (selezione della checkbox) con contestuale registrazione in database di:

• timestamp di accettazione;
• user agent;
• indirizzo IP (ove possibile);
• versione e lingua del documento;
• identificativo dell'account.

4.3. Promethea si riserva la facoltà di rifiutare o sospendere la registrazione del Cliente Business, a propria discrezione, in caso di: dati incompleti o manifestamente falsi; evidenza di uso illecito o contrario alle presenti condizioni; violazioni pregresse o gravi rischi per la sicurezza della Piattaforma e/o degli utenti.

5. Account Business, Team Member e credenziali

5.1. Il Cliente Business è responsabile della veridicità, completezza e aggiornamento dei dati inseriti nel proprio profilo e nei dati della/e Organizzazione/i (ragione sociale, P.IVA, sede legale, PEC, dati di contatto, logo, descrizioni, ecc.).

5.2. Le credenziali di accesso(email e password), gestite tramite Promethea Account, sono personali e non cedibili. Il Cliente Business si impegna a: mantenere riservate le credenziali; non consentire l'accesso non autorizzato a terzi; informare tempestivamente Promethea in caso di sospetto abuso o violazione di sicurezza. Le credenziali Promethea Account consentono l'accesso a tutte le applicazioni dell'ecosistema Promethea.

5.3. I Team Memberoperano sulla Piattaforma nell'ambito dell'Organizzazione del Cliente Business. La creazione, la gestione e la revoca degli accessi dei Team Member, nonché l'attribuzione dei relativi permessi, sono di esclusiva competenza e responsabilità dell'Organizzatore.

5.4. Promethea non assume alcuna responsabilità per gli atti o omissioni dei Team Member, siano essi dipendenti, collaboratori o terzi incaricati dal Cliente Business.

6. Piani tariffari, Event Pass, AI Credits e pagamenti

6.1. L'utilizzo di Eventhea da parte dei Customer è sempre gratuito (account gratuito). Sono a pagamento esclusivamente le funzionalità riservate ai Clienti Business.

6.2. Il Cliente Business può scegliere tra:

6.4. I pagamenti dei Piani a canone, degli Event Pass e delle ricariche AI avvengono tramite provider di pagamento terzo (es. Stripe). I dati di pagamento non sono trattati direttamente da Promethea.

6.5. I Piani a canone prevedono rinnovo automatico mensile. Il Cliente Business può annullare il rinnovo in qualsiasi momento, senza preavviso e senza penali, tramite l'apposita sezione del proprio profilo. La disdetta avrà effetto alla successiva scadenza del periodo di fatturazione in corso.

6.6. In caso di mancato pagamento (es. carta rifiutata o scaduta), Promethea potrà sospendere l'accesso alle funzionalità a pagamento e/o declassare temporaneamente il Piano del Cliente Business, fermo restando il diritto al pagamento dei corrispettivi maturati.

6.7. Attualmente non sono previsti rimborsi per i canoni già corrisposti, per Event Pass acquistati o per AI Credits non utilizzati, salvo diversa previsione inderogabile di legge.

7. Durata del Contratto, recesso e cessazione

7.1. Il Contratto ha durata a tempo indeterminato a partire dalla data di registrazione del Cliente Business e resta in vigore fintanto che il Cliente Business mantenga un account attivo sulla Piattaforma e non vi sia stata disdetta del Piano o cessazione del rapporto.

7.2. Il Cliente Business può recedere in qualsiasi momento dal Contratto, richiedendo la chiusura del proprio account Business e/o dell'Organizzazione, ferma restando la necessità di onorare eventuali obblighi di pagamento già maturati e la conservazione dei dati necessari per obblighi di legge.

7.3. Promethea potrà recedere dal Contratto o sospendere l'account del Cliente Business, anche senza preavviso, in caso di: grave o reiterata violazione dei presenti T&C Business; utilizzo illecito, fraudolento o lesivo dei diritti di terzi; violazioni in materia di protezione dati personali o sicurezza; uso della Piattaforma in violazione delle norme applicabili o delle Condotte vietate di cui all'art. 13.

7.4. In caso di cessazione del Contratto, il Cliente Business avrà un periodo di 30 giorni per richiedere l'esportazione dei propri dati (es. contatti CRM, dati eventi) in formato strutturato (CSV/JSON). Trascorso tale periodo, Promethea potrà procedere alla cancellazione e/o anonimizzazione dei dati, fatte salve le conservazioni imposte dalla legge.

8. Utilizzo della Piattaforma, eventi e rapporti con i Customer

8.1. Il Cliente Business utilizza Eventhea quale piattaforma promozionale e gestionale per i propri eventi. È responsabilità dell'Organizzatore: la creazione degli eventi (titolo, descrizione, luogo, date, prezzi, capienza, ecc.); la definizione delle condizioni di partecipazione e di eventuali limiti di età; la gestione dei rapporti contrattuali con i partecipanti, inclusi eventuali rimborsi, reclami, modifiche, annullamenti.

8.2. Promethea: non è parte del contratto tra Organizzatore e partecipante all'evento; non garantisce la veridicità o la legalità dei contenuti degli eventi; non effettua controlli preventivi di merito sugli eventi pubblicati.

8.3. L'Organizzatore si impegna a non utilizzare la Piattaforma per eventi illeciti, discriminatori, contrari all'ordine pubblico o alla morale; a rispettare la normativa applicabile (norme fiscali, sicurezza degli eventi, licenze e permessi); a fornire ai partecipanti tutte le informazioni necessarie e veritiere sugli eventi.

8.4. L'Organizzatore riconosce che in sede di check-in tramite QR code, i propri operatori vedranno nome, cognome, foto profilo, esito maggiorenne/minorenne, stato blocco e stato iscrizione. L'uso di tali informazioni dovrà avvenire nel rispetto delle normative in materia di discriminazione e protezione dei dati personali.

9. Smart Exit e geolocalizzazione

9.1. La funzionalità Smart Exit consente di registrare automaticamente il check-out dagli eventi tramite geolocalizzazione, quando l'Organizzatore abilita la funzione per lo specifico evento e il Customer ha prestato preventivamente consenso esplicito alla geolocalizzazione per tale finalità nella propria app.

9.2. L’Organizzatore prende atto che: la geolocalizzazione viene utilizzata solo con l’app aperta in foreground; il confronto con l’area evento avviene sul dispositivo dell’Utente e Promethea non raccoglie né conserva coordinate GPS; per Smart Exit viene registrata la sola distanza dal luogo evento al momento del trigger, conservata per un periodo limitato (attualmente 90 giorni) e successivamente cancellata.

9.3. Il Cliente Business non deve utilizzare o pretendere l'uso di Smart Exit in modo da imporre la geolocalizzazione come condizione indispensabile di accesso agli eventi, laddove ciò risulti in contrasto con le normative applicabili in materia di consenso e protezione dati personali.

9.4. Promethea resta responsabile per la corretta implementazione tecnica del consenso degli Utenti finali e mette a disposizione dell'Organizzatore esclusivamente dati di presenza/partecipazione già trattati nel rispetto della normativa.

10. Funzionalità di AI Assistant e ricariche AI

10.1. Eventhea offre, per alcuni eventi, un assistente virtuale basato su intelligenza artificiale ("AI Assistant"), erogato tramite servizi di terza parte (Anthropic, con server localizzati extra-UE).

10.2. L'abilitazione dell'AI Assistant per un determinato evento è a discrezione dell'Organizzatore. L'Organizzatore configura il contesto e le istruzioni generali (ai_assistant_context), restando responsabile dei contenuti inseriti.

10.3. Per utilizzare l'AI Assistant, il Cliente Business deve acquistare specifiche ricariche AI / AI Credits, alle tariffe indicate nella Piattaforma.

10.4. L'Organizzatore prende atto che: i messaggi degli Utenti verso l'AI Assistant possono contenere dati personali; Promethea invia tali messaggi ad Anthropic tramite API adeguatamente disciplinate (anche mediante DPA e clausole contrattuali di trasferimento extra-UE); le conversazioni AI sono registrate nella Piattaforma per un periodo limitato, ai fini di audit, sicurezza e miglioramento del servizio.

10.5. L'Organizzatore si impegna a non impostare l'AI Assistant in modo che raccolga o solleciti dati particolari (es. dati sanitari, giudiziari, dati di minori), salvo che ciò sia strettamente necessario e avvenga nel rispetto di basi giuridiche idonee.

11. Notifiche, comunicazioni commerciali e preferenze utenti

11.1. Eventhea consente l'invio di: notifiche push (via web push/browser); email transazionali (es. conferme iscrizione, promemoria eventi, notifiche di team); email e notifiche a contenuto promozionale o commerciale, nel rispetto dei consensi prestati.

11.2. Il Cliente Business può utilizzare la Piattaforma per: inviare notifiche ed email ai propri iscritti agli eventi; inviare notifiche ai propri follower; segmentare i destinatari attraverso sistemi di tag applicati agli utenti follower.

11.3. L'invio di comunicazioni di marketing mediante Eventhea è consentito solo nei limiti dei consensi espressi dagli Utenti e nel rispetto delle normative vigenti in materia di comunicazioni elettroniche.

11.4. L'Utente finale può gestire, in apposita sezione del proprio profilo, le preferenze di notifica, potendo attivare/disattivare le notifiche push, le email promozionali, e revocare in qualsiasi momento i consensi precedentemente espressi.

11.5. L'Organizzatore si impegna a non utilizzare i sistemi di notifica di Eventhea per l'invio di comunicazioni spam o per finalità discriminatorie o lesive di diritti di terzi.

12. Sistema di blocco utenti e sicurezza eventi

12.1. La Piattaforma consente all'Organizzatore di bloccare specifici utenti (Customer) rispetto alla propria Organizzazione. Il blocco ha effetto limitato alla singola Organizzazione del Cliente Business e non ha effetto globale su altre Organizzazioni o sulla fruizione generale della Piattaforma da parte del Customer.

12.2. Il blocco può essere disposto da: titolari dell'account Business; Team Member ai quali l'Organizzatore abbia attribuito gli specifici permessi di blocco/sblocco.

12.3. I motivi del blocco non sono registrati obbligatoriamente in campi strutturati, ma possono essere annotati in un campo testo libero. La responsabilità di tali annotazioni ricade integralmente sull'Organizzatore.

12.4. L'Organizzatore si impegna a utilizzare il blocco esclusivamente per ragioni di sicurezza, ordine e corretta gestione degli eventi, e per prevenire comportamenti molesti, fraudolenti o lesivi.

12.6. L'Organizzatore riconosce che il Customer bloccato può rivolgersi a support@eventhea.com.

12.7. 12.7. Promethea si riserva il diritto di bloccare o sospendere direttamente utenti dalla Piattaforma qualora rilevi violazioni dei presenti termini, comportamenti illeciti o per ragioni di sicurezza.

13. Condotte vietate e responsabilità del Business

13.1. Il Cliente Business si impegna a non utilizzare Eventhea per: organizzare o promuovere eventi contrari alla legge, all'ordine pubblico o al buon costume; attività fraudolente, ingannevoli o lesive di diritti di terzi (es. marchi, copyright, diritti della personalità); diffondere contenuti offensivi, discriminatori, diffamatori o incitanti all'odio.

13.2. L'Organizzatore è esclusivamente responsabile: dei contenuti testuali e multimediali caricati (loghi, cover, descrizioni, immagini di eventi, ecc.); della conformità di tali contenuti alla normativa in materia di proprietà intellettuale e diritto d'autore; delle informazioni fornite ai partecipanti.

13.3. Con riguardo al CRM interno, l'Organizzatore dichiara e garantisce di disporre di una idonea base giuridica per il trattamento dei dati personali inseriti; di aver fornito ai relativi interessati una informativa conforme; di non inserire nel CRM dati di natura particolarmente sensibile, salvo specifico presupposto legale.

13.4. L'Organizzatore manleva e tiene indenne Promethea da ogni pretesa, domanda, azione o sanzione che dovesse derivare da violazioni commesse dall'Organizzatore nei confronti dei propri partecipanti/contatti; da illeciti contenuti o eventi organizzati tramite la Piattaforma; da uso improprio delle funzionalità di blocco, tagging, notifiche, Smart Exit o AI Assistant.

14. Diritti di proprietà intellettuale e licenza d'uso

14.1. Tutti i diritti di proprietà intellettuale relativi alla Piattaforma Eventhea, al relativo software, al nome di dominio, alle interfacce grafiche, ai loghi "Eventhea" e alla documentazione associata sono e restano di esclusiva titolarità di Promethea S.r.l.

14.2. Al Cliente Business è concessa una licenza d'uso limitata, non esclusiva, non trasferibile e revocabile per utilizzare la Piattaforma esclusivamente per le finalità connesse alla gestione dei propri eventi e nel rispetto dei presenti T&C Business.

14.3. È fatto espresso divieto al Cliente Business di: copiare, modificare, decompilare, effettuare reverse engineering o creare opere derivate dal software Eventhea; aggirare le limitazioni tecniche o i meccanismi di sicurezza; utilizzare bot, scraper o strumenti automatizzati per estrarre dati in modo massivo; rivendere, sublicenziare, concedere in leasing o mettere a disposizione di terzi la Piattaforma se non attraverso le funzionalità standard di Team Member.

14.4. I contenuti caricati dal Cliente Business rimangono di proprietà del Cliente Business. L'Organizzatore concede a Promethea una licenza non esclusiva, mondiale, gratuita e limitata a ospitare, memorizzare, riprodurre, mostrare e distribuire tali contenuti, unicamente nella misura necessaria per l'erogazione del Servizio.

14.5. Promethea potrà utilizzare il nome e il logo del Cliente Business, a titolo di referenza commerciale, salvo opposizione scritta motivata dell'Organizzatore entro 30 giorni dalla comunicazione dell'intenzione di utilizzo.

15. Livelli di servizio, manutenzione e limitazione di responsabilità

15.1. Eventhea è fornita "as is", nello stato in cui si trova, senza alcuna garanzia espressa o implicita di disponibilità continua o ininterrotta del Servizio, in particolare nella fase di lancio e sviluppo.

15.2. Promethea potrà effettuare interventi di manutenzione ordinaria e straordinaria (anche senza preavviso in caso di urgenza), che potranno comportare temporanee sospensioni o rallentamenti del Servizio.

15.3. Fermo quanto eventualmente previsto da norme inderogabili di legge, Promethea non sarà responsabile verso il Cliente Business per: interruzioni o malfunzionamenti dovuti a cause di forza maggiore, guasti di terzi fornitori o fatti imputabili al Cliente Business; perdita o danneggiamento di dati imputabili al Cliente Business o a soggetti terzi; mancato guadagno, perdita di opportunità commerciale o danni indiretti.

15.4. Resta in ogni caso esclusa qualsiasi responsabilità di Promethea in relazione ai rapporti contrattuali tra Organizzatore e partecipanti agli eventi; agli obblighi fiscali, amministrativi, di licenza o autorizzazione connessi allo svolgimento degli eventi; a danni o incidenti occorsi durante gli eventi stessi.

16. Protezione dei dati personali e DPA

16.1. Il trattamento dei dati personali da parte di Promethea nell'ambito del presente Contratto è disciplinato dalle Privacy Policy specifiche per Utenti Customer e per Clienti Business, disponibili sulla Piattaforma.

16.2. Con riferimento ai dati personali trattati esclusivamente per conto del Cliente Business (es. dati inclusi nel CRM contacts/contact_referenti e in parte dei log e registrazioni evento), Promethea agirà come Responsabile del trattamento ai sensi delle norme applicabili, sulla base di apposito Data Processing Agreement (DPA) sottoscritto tra le parti.

16.3. Il Cliente Business si impegna a: concludere e rispettare il DPA con Promethea; trattare i dati dei propri contatti/clienti nel rispetto delle vigenti norme in materia di protezione dei dati personali; indirizzare gli interessati che gli si rivolgano in relazione a tali trattamenti ai canali adeguati, coordinandosi con Promethea se necessario.

16.4. I dati dei Customer che utilizzano Eventhea per scoprire e iscriversi agli eventi sono, per le finalità di gestione dell'account e della Piattaforma, trattati da Promethea quale Titolare autonomo. L'Organizzatore avrà accesso solo alle informazioni strettamente necessarie alla gestione dei propri eventi.

17. Modifiche ai T&C Business

17.1. Promethea si riserva il diritto di modificare in qualsiasi momento i presenti T&C Business, per motivi tecnici, organizzativi, commerciali o per adeguamento a norme di legge o provvedimenti delle autorità.

17.2. Le modifiche saranno comunicate al Cliente Business mediante: pubblicazione della nuova versione sulla Piattaforma; e/o notifica via email o in-app al Cliente Business.

17.3. Quando le modifiche risultino sostanziali, Promethea potrà richiedere al Cliente Business una nuova accettazione tramite checkbox alla successiva autenticazione. In difetto di accettazione, Promethea potrà sospendere o cessare l'account, ferma la possibilità per il Cliente Business di esportare i propri dati.

17.4. L'utilizzo continuativo della Piattaforma successivamente alla comunicazione delle modifiche comporta accettazione tacita delle stesse, nei limiti consentiti dalla legge.

18. Legge applicabile e foro competente

18.1. I presenti T&C Business e il Contratto sono regolati dalla legge italiana.

18.2. Per ogni controversia relativa alla validità, interpretazione, esecuzione o risoluzione del Contratto sarà competente in via esclusiva il Foro di Trieste, con espressa esclusione di ogni altro foro concorrente, salvo diversi fori inderogabili previsti dalla legge.

19. Accettazione mediante checkbox e prova documentale

19.1. Il Cliente Business dichiara di aver letto, compreso e accettato integralmente i presenti T&C Business mediante selezione della relativa checkbox in fase di registrazione o in occasione di successivi aggiornamenti richiesti dalla Piattaforma.

19.2. Ai fini probatori, Promethea potrà conservare in apposita tabella (terms_acceptances) le seguenti informazioni: identificativo dell'utente/organizzazione; versione e lingua dei T&C Business accettati; data e ora (timestamp) dell'accettazione; indirizzo IP (ove registrato); user agent e dispositivi utilizzati.

19.3. Tali registrazioni costituiranno piena prova, anche ai sensi delle norme vigenti in materia di documenti informatici e firme elettroniche, dell'avvenuta accettazione dei presenti T&C Business da parte del Cliente Business.