Termini e Condizioni di utilizzo del servizio Eventhea

1. Soggetto fornitore del servizio

Il servizio "Eventhea" è fornito da:

Promethea S.r.l. è "professionista" ai sensi della normativa consumeristica applicabile.

2. Oggetto dei Termini e Condizioni

I presenti Termini e Condizioni (" T&C Customer") disciplinano il rapporto contrattuale tra Promethea S.r.l. e l'utente persona fisica ("Customer" o "Utente") che utilizza la piattaforma web e le relative Progressive Web App "Eventhea" per:

• scoprire eventi;
• seguire organizzatori;
• iscriversi ad eventi;
• effettuare check-in e check-out agli eventi;
• utilizzare funzionalità di gamification (XP, livelli, classifiche);
• ricevere comunicazioni in-app, via email e push notification;
• interagire, ove presente, con l'assistente AI di evento.

Il servizio Eventhea costituisce un servizio digitale rivolto a consumatori maggiorenni residenti nell'Unione Europea.

L'utilizzo del servizio è subordinato all'accettazione espressa dei presenti T&C Customer tramite apposita checkbox di accettazione in fase di registrazione (meccanismo clickwrap).

3. Ambito soggettivo — Destinatari del servizio

3.1. Utenti Customer
I presenti T&C si applicano esclusivamente ai Customer, intesi come persone fisiche che utilizzano Eventhea per finalità estranee alla propria attività imprenditoriale, commerciale, artigianale o professionale.

3.2. Business e Team Member
Organizzatori di eventi (Business) e loro collaboratori (Team Member) sono regolati da separati Termini e Condizioni Business, accettati in fase di creazione del profilo organizzatore. I presenti T&C non disciplinano i rapporti B2B.

4. Account, registrazione e sicurezza delle credenziali

4.1. Creazione dell'account
L'Utente crea un account Customer tramite:

• inserimento di email e password sul Promethea Account, infrastruttura centralizzata di identità digitale di Promethea S.r.l.; non è previsto alcun accesso tramite account di terzi;
• inserimento dei dati di profilo richiesti (nome, cognome, data di nascita, eventuali altri obbligatori);
• accettazione espressa dei presenti T&C Customer;
• presa visione e accettazione della Privacy Policy Customer.
• presa visione dei Termini e Privacy Policy di Promethea Account, accettati contestualmente alla registrazione in quanto la creazione di un account Eventhea — Customer o Business — comporta la creazione di un Promethea Account condiviso tra le applicazioni dell'ecosistema Promethea S.r.l.

4.2. Veridicità dei dati
L'Utente si impegna a fornire dati veri, accurati e aggiornati, e a mantenerli tali nel tempo.

4.3. Sicurezza delle credenziali
L'Utente è responsabile della riservatezza delle proprie credenziali di accesso e delle attività svolte tramite il proprio account. È vietato condividere le credenziali con terzi. In caso di sospetto accesso non autorizzato, l'Utente deve informare tempestivamente Promethea tramite support@eventhea.com.

4.4. Numero di account
Promethea si riserva il diritto di limitare o vietare la creazione di account multipli da parte dello stesso Utente se finalizzati ad aggirare limiti o restrizioni di servizio, sistemi di blocco o regole di gamification.

5. Descrizione sintetica del servizio per Customer

Per i Customer, Eventhea offre, a titolo gratuito:

Il servizio è in continua evoluzione: Promethea potrà introdurre, modificare o rimuovere funzionalità, nel rispetto della normativa applicabile e dei presenti T&C.

6. Corrispettivo e natura gratuita dell'account Customer

Eventuali pagamenti relativi agli eventi (es. biglietti, consumazioni, servizi aggiuntivi) sono direttamente gestiti dagli organizzatori tramite i propri sistemi esterni: tali rapporti economici sono estranei al presente contratto e a Promethea.

L'Utente riconosce che, in quanto servizio digitale gratuito, l'utilizzo di Eventhea comporta comunque il trattamento dei propri dati personali secondo quanto previsto dalla Privacy Policy Customer.

7. Gestione eventi e ruolo di Promethea

7.1. Piattaforma promozionale
Eventhea è una piattaforma SaaS di promozione e gestione eventi. Promethea: non organizza direttamente gli eventi (salvo propri eventi eventualmente indicati come tali); non è parte del contratto tra Customer e organizzatore relativo alla partecipazione all'evento; non garantisce la reale tenuta, qualità o conformità dell'evento descritto dall'organizzatore.

7.2. Responsabilità dell'organizzatore
Ogni evento è interamente gestito e sotto la responsabilità del singolo Business (organizzatore), che: definisce data, luogo, condizioni di accesso, politiche interne; gestisce eventuali pagamenti, rimborsi e reclami relativi all'evento; tratta, quale titolare, i dati dei propri contatti CRM caricati in Eventhea.

8. Registrazione agli eventi, check-in e blocco utenti

8.1. Iscrizione agli eventi
Il Customer può iscriversi agli eventi tramite l'apposita funzione. La registrazione genera un collegamento tra il proprio profilo e l'evento (event_registrations). L'organizzatore può, a seconda delle impostazioni evento, accettare automaticamente o moderare manualmente le richieste di iscrizione.

8.2. Check-in e QR code
Per accedere fisicamente all'evento, l'Utente mostra il proprio QR code personale (token pseudonimo). All'atto della scansione vengono visualizzati solo i dati strettamente necessari all'identificazione e alla verifica dell'idoneità di accesso (es. maggior età) e dello stato blocco. Viene registrato un log della scansione (qr_scan_logs) per finalità di sicurezza e audit.

8.3. Blocco utenti da parte dell'organizzatore
Ogni organizzazione può bloccare specifici Utenti a livello di organizzazione per motivi connessi alla sicurezza dell'evento o alla violazione di regole interne.

Effetti del blocco:

• impossibilità di iscriversi ai futuri eventi di quella organizzazione;
• rifiuto dell'accesso agli eventi attivi, ove il blocco intervenga prima del check-in;
• evidenziazione dello stato "bloccato" in fase di scansione QR.

L'organizzatore è tenuto a utilizzare la funzione di blocco in modo proporzionato e non discriminatorio, nel rispetto delle leggi vigenti. Promethea non entra nel merito delle motivazioni del blocco, salvo segnalazioni di abusi.

9. Funzionalità Smart Exit e geolocalizzazione

9.1. Caratteristiche generali
La funzionalità Smart Exit consente di rilevare automaticamente il check-out dall’evento quando l’Utente si allontana oltre un certo raggio (geofencing), attribuendo eventuali XP e registrando l’uscita. Utilizza il sistema di geolocalizzazione del browser/dispositivo (navigator.geolocation): il confronto con l’area evento avviene sul dispositivo e non vengono raccolte né conservate coordinate GPS.

9.2. Attivazione da parte dell'Utente e consenso

• Smart Exit è facoltativo per il Customer;
• il check-out manuale è sempre disponibile e non richiede geolocalizzazione;
• l'Utente deve prestare consenso esplicito e separato per l'utilizzo della geolocalizzazione ai fini Smart Exit, tramite apposita schermata e toggle nelle impostazioni profilo;

9.3. Modalità di raccolta e limitazioni

• la geolocalizzazione avviene solo quando l'app è in foreground (nessun tracking in background);
• per Smart Exit viene registrata la sola distanza dal luogo evento al momento del trigger (uscita dall’area evento), senza coordinate GPS;
• tale distanza è conservata per un periodo limitato (90 giorni) e successivamente cancellata.

9.4. Esclusione di responsabilità
Promethea non garantisce il perfetto funzionamento di Smart Exit, che dipende da condizioni del dispositivo (GPS attivo, autorizzazioni, batteria, ecc.), qualità del segnale e impostazioni del browser. In caso di mancato trigger automatico, l'Utente è tenuto ad utilizzare il check-out manuale.

10. Gamification, XP e profilazione

10.1. Sistema XP e livelli
Eventhea prevede un sistema di gamification che assegna punti XP in base a determinate azioni (es. registrazione account, completamento profilo, check-in, check-out, restituzione oggetti smarriti, invito amici registrati), con calcolo del livello dell'Utente e del relativo "grado". Al crescere del livello, possono essere sbloccati vantaggi o funzionalità aggiuntive.

10.2. Classifica pubblica
È prevista una classifica globale visibile agli altri Utenti registrati, che mostra per ciascun Utente: nome e cognome, avatar (se caricato), livello, grado e XP totali.

10.3. Modifiche al sistema di gamification
Promethea potrà modificare in ogni momento le azioni che generano XP, il numero di punti associato, le soglie di livello e i vantaggi associati. Tali modifiche non comportano decurtazione dei punti già maturati, salvo necessità tecniche o correzioni di errori manifesti, e saranno comunicate con congruo preavviso.

11. Notifiche, comunicazioni e marketing

11.1. Tipologie di comunicazioni

11.2. Push notification e preferenze
L'abilitazione delle push notification richiede un doppio livello di consenso: consenso del browser/sistema operativo; attivazione nelle impostazioni del profilo Eventhea. L'Utente può modificare in ogni momento le preferenze tramite il proprio profilo (preference center).

11.3. Notifiche da parte degli organizzatori seguiti
Seguendo un'organizzazione, l'Utente autorizza l'organizzatore a inviare, tramite Eventhea, notifiche nei limiti delle preferenze configurate. L'Utente può smettere di seguire un'organizzazione in qualsiasi momento, cessando così la ricezione di comunicazioni di marketing da quella specifica organizzazione.

12. Contenuti degli Utenti e proprietà intellettuale

12.1. Contenuti caricati dai Customer
I Customer possono caricare esclusivamente l'avatar del profilo (immagine personale o altro contenuto grafico lecito). Non è consentito l'upload di altri contenuti (documenti, video, ecc.).

12.2. Diritti sui contenuti
L'Utente mantiene la piena titolarità dei diritti sui propri contenuti caricati. L'Utente concede a Promethea una licenza d'uso non esclusiva, limitata, revocabile, gratuita per ospitare il contenuto sui propri server e visualizzarlo all'interno dell'app, nella misura necessaria per l'erogazione del servizio. Promethea non utilizza gli avatar degli Utenti per finalità promozionali proprie senza consenso separato.

13. Modifica del servizio e dei Termini e Condizioni

13.1. Evoluzione del servizio
Promethea potrà: introdurre nuove funzionalità; modificare, limitare o rimuovere funzionalità esistenti; effettuare interventi tecnici e di manutenzione che comportino temporanee indisponibilità. Per tutta la fase di sviluppo, Eventhea è fornito "as is", senza garanzie di disponibilità continuativa.

13.2. Modifica dei T&C Customer
Promethea potrà modificare o aggiornare i presenti T&C Customer. In tal caso: la nuova versione sarà pubblicata su eventhea.com e/o all'interno dell'app; in caso di modifiche sostanziali, il Customer sarà informato tramite notifica in-app e/o email; potrà essere richiesto un nuovo consenso (re-accept) alla successiva autenticazione. Continuando ad utilizzare il servizio dopo l'entrata in vigore della nuova versione, l'Utente accetta i T&C aggiornati.

14. Durata, recesso e cancellazione account

14.1. Durata del rapporto
Il rapporto contrattuale tra Promethea e il Customer ha durata indeterminata, fino a cancellazione dell'account da parte dell'Utente o chiusura/limitazione unilaterale da parte di Promethea ai sensi dei presenti T&C.

14.2. Cancellazione da parte del Customer
Il Customer può in qualsiasi momento richiedere la cancellazione del proprio account tramite funzione self-service (se disponibile) o contattando support@eventhea.com. La cancellazione comporta: revoca dell'accesso; eliminazione dell'avatar dallo storage; eliminazione o anonimizzazione di alcuni log secondo quanto indicato nella Privacy Policy e fatti salvi obblighi di legge.

14.3. Sospensione/chiusura da parte di Promethea
Promethea potrà sospendere o chiudere unilateralmente l'account in caso di: violazione grave o reiterata dei T&C; utilizzo illecito o abusivo della piattaforma; esigenze di sicurezza o richieste delle autorità; cessazione del servizio Eventhea.

15. Limitazione di responsabilità

15.1. Disponibilità del servizio
Durante la fase di lancio e sviluppo, Eventhea è offerto senza alcuna garanzia di continuità, assenza di errori o perfetta disponibilità. Interruzioni, manutenzioni e malfunzionamenti possono verificarsi senza preavviso.

15.2. Eventi e condotta degli organizzatori
Promethea non è responsabile per: annullamento, modifica o cattiva esecuzione di eventi; contenuti descrittivi degli eventi; condotta degli organizzatori o del loro staff; eventuali danni derivanti dalla partecipazione o mancata partecipazione ad un evento. Il Customer dovrà indirizzare ogni reclamo relativo all'evento direttamente all'organizzatore.

15.3. Terze parti e subfornitori
Promethea si avvale di fornitori terzi (es. Supabase, Aruba, Anthropic, provider push, ecc.) per erogare il servizio. Pur selezionandoli con cura, Promethea non risponde di malfunzionamenti o interruzioni dipendenti da tali terzi, né di perdita o corruzione di dati imputabile ad essi, salvo obblighi inderogabili di legge.

15.4. Limiti generali
Fatte salve le ipotesi di dolo o colpa grave, Promethea non potrà essere ritenuta responsabile per: danni indiretti, consequenziali, perdita di chance, mancati guadagni; uso improprio o non conforme del servizio da parte del Customer o di terzi; decisioni prese dal Customer sulla base delle informazioni fornite dalla piattaforma o dall'assistente AI.

16. Assistente AI di evento

16.1. Natura dell'assistente AI
Per alcuni eventi, l'organizzatore può attivare un assistente AI basato su tecnologia fornita da Anthropic PBC (USA), che risponde a domande degli Utenti sugli eventi (logistica, programma, ecc.).

16.3. Divieti d'uso dell'AI
L'Utente si impegna a non inserire, nei messaggi indirizzati all'assistente AI:

• dati sanitari, giudiziari, biometrici o altre categorie particolari di dati personali propri o di terzi;
• dati di minori;
• contenuti illeciti, discriminatori, diffamatori o violenti.

17. Protezione dei dati personali

Il trattamento dei dati personali dei Customer avviene nel rispetto del Regolamento (UE) 2016/679 e della normativa nazionale applicabile.

Maggiori informazioni su categorie di dati trattati, finalità e basi giuridiche, tempi di conservazione, diritti dell'interessato (accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità, opposizione, ecc.), trasferimenti extra-UE e logiche di profilazione (gamification, livelli, classifiche) sono contenute nella Privacy Policy Customer, parte integrante dei presenti T&C, disponibile sul sito/app.

Con riferimento specifico ai dati di identità (email, nome, cognome, avatar) trattati nell'ambito di Promethea Account, si rinvia alla Privacy Policy Promethea Account disponibile su www.prometheasrl.it/legal/it/privacy-account.html .

18. Legge applicabile e foro competente

18.1. Legge applicabile
I presenti T&C Customer sono regolati dalla legge italiana, fatti salvi i diritti inderogabili riconosciuti al consumatore dalla legge del proprio paese di residenza nell'Unione Europea.

18.2. Foro competente per Customer consumatori
Per ogni controversia civile inerente all'interpretazione, esecuzione o validità dei presenti T&C Customer promossa da un consumatore, competente in via inderogabile è il giudice del luogo di residenza o domicilio del consumatore, se ubicato nel territorio dello Stato italiano o come previsto dalla normativa applicabile in materia di consumatori.

19. Accettazione dei Termini e prova documentale

In fase di registrazione: l'Utente deve selezionare la checkbox di accettazione dei presenti T&C Customer; è sempre disponibile un link alla versione integrale del documento; Promethea registra, a fini probatori, almeno:

• identificativo utente/account;
• timestamp di accettazione;
• versione del documento accettato;
• user agent e, ove tecnicamente possibile, indirizzo IP;
• lingua del documento.

L'ultima versione dei T&C Customer è accessibile in ogni momento all'interno dell'app o sul sito eventhea.com. L'utilizzo del servizio implica la lettura e la piena comprensione del presente documento.